Aviso de privacidad Colombia

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

DAE MOBILITY COLOMBIA S.A.S

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

Mobility DAE Colombia S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.545.539-5 (en adelante la “Compañía” o “VEMO”) es una empresa cleantech que busca acelerar la adopción de tecnologías de movilidad limpia a través de soluciones integrales que incluye: (i) vehículos, (ii) infraestructura de recarga y (iii) tecnología e inteligencia de datos para gestión de flotas, como componentes del sistema de movilidad limpia.
En esta política nos denominaremos a nosotros mismos “VEMO”, “Nosotros” o la “Compañía”. Nosotros somos responsables (quién determina qué se hace con tus datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 – LGPDP) del tratamiento y uso en general de tus Datos Personales a través de nuestra página web, las aplicaciones móviles de nuestros aliados, durante el arrendamiento y uso de nuestros vehículos y a través de nuestros canales de atención al cliente.
A continuación, nuestra información para tu conocimiento:

Razón Social

Mobility DAE Colombia S.A.S.

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3. DEFINICIONES

Estos son los términos que utilizaremos a lo largo de este documento, en el cual explicaremos la forma como tratamos tu información personal.

• a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• c) Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal autoriza a un tercero a tratar sus datos personales.
• d) Consulta: El derecho de los Titulares o sus causahabientes a consultar los Datos Personales del Titular que repose en cualquier base de datos. El responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento deberán suministrar la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
• e) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• f) Dato público: Es el dato que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• g) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• h) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• i) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, tales como fotografías, grabaciones de sistemas de videovigilancia entre otros.
• j) Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• k) Reclamo: Es el ejercicio del derecho a corregir, actualizar o suprimir, datos personales, o solicitar que los mismos sean tratados conforme a los principios que los tutelan, las leyes estatutarias y reglamentos aplicables, y los procedimientos establecidos en este Manual.
• l) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• m) Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• n) Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES

• a) Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual se dará fiel cumplimiento a lo establecido en la LGPDP y en las demás disposiciones aplicables.
• b) Principio de Finalidad: Siempre trataremos tus datos personales conforme a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular de los datos personales.
• c) Principio de Libertad: Solo trataremos tus datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o exista una excepción de conformidad con la LGPDP. Como titular siempre podrás negarte al tratamiento de tus datos sensibles.
• d) Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales que trataremos deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• e) Principio de Transparencia: Garantizamos que en cualquier momento y sin restricciones el titular de los datos personales o su representante legal podrá acceder a la información sobre sus datos personales y la forma como son tratados.
• f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de sus datos personales se realizará solamente por las personas a quien usted haya autorizado y/o a quienes deba compartirse la información de conformidad con la LGPDP.
• g) Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por nuestra parte, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• h) Principio de Confidencialidad: Nos comprometemos a que las personas que intervengan en el tratamiento de tus datos personales que no sean públicos, se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
• i) Principio de Responsabilidad Demostrada: Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de tus datos personales. Este principio comporta para nosotros una obligación de rendir cuentas sobre tus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

5. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?

5.1. Formas de recolección de los datos personales

• a) Directa
  Información que usted nos proporciona directamente.
• b) Indirecta
  En los casos en que la ley lo permita, la Compañía puede recopilar la Información sobre usted de terceros como instituciones de información crediticia, entidades gubernamentales, autoridades policivas o terceros.
• c) Vehículos
  Nuestros vehículos cuentan con sistemas de seguridad e información que pueden realizar grabaciones en tiempo real. Estas grabaciones tienen como finalidad garantizar tu seguridad y la integridad del vehículo que tomas en arrendamiento.
• d) Sitio Web
  Cuando usted visita nuestros sitios web, podemos recopilar información de usted automáticamente a través de cookies o tecnologías similares.

5.2. Decisiones automatizadas

5.3. Retención de la Información

5.4. Tipo de Información Recopilada

• a) Información acerca de Usted• Su nombre, número de identificación oficial, dirección física, correo electrónico, número telefónico y su fotografía, y otros datos biométricos de carácter sensible.
  • Documentos soporte sobre su identidad.
  • Información necesaria para realizar el procesamiento de los pagos, tales como cuenta
  bancaria, referencias de entidades financieras, entre otras.
  • Datos de contacto con la finalidad de proporcionar un adecuado servicio al cliente.
  • Datos biométricos a través de nuestros sistemas de vigilancia en los vehículos.
• b) Cookies• Una cookie es un pequeño archivo de texto que un servidor web coloca en su computadora o dispositivo cuando su navegador accede a un sitio web. Las cookies almacenan información específica de un cliente o sitio web y están diseñadas para crear un registro o “recordar” la actividad en línea. VEMO utiliza las cookies para garantizar el buen funcionamiento del sitio y ofrecer una experiencia de servicios en línea individualizada. Por lo general, usted tiene la posibilidad de aceptar o rechazar las cookies. La mayoría de los navegadores web le dan la opción de modificar la configuración de su navegador para rechazar algunas o todas las cookies.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE

6.1. Acceso. Tienes derecho a acceder sin costo alguno a los datos personales que tengamos sobre ti.

El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de tu representante, poniendo a disposición tuya, sin costo o alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. El acceso se garantizará sujeto a los límites establecidos en artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

6.2. Consulta

6.3. Reclamación.

Como titular puedes presentar una reclamación si consideras que la información contenida en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertas el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en LGPDP. En tal sentido, podrás presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de tus datos. Para efectos de proceder con la consulta, realizaremos una autenticación que permita identificarte de manera segura antes de revelar cualquier información de carácter personal. Si el reclamo estuviese incompleto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo te indicaremos para que subsanes las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que has desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia nuestra, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se
incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, te informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4. Rectificación y actualización

VEMO se obliga a rectificar y actualizar tu información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en esta sección. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: 1. en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debes indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.

6.5. Supresión

Tienes el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de tus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.

6.6. Revocar la autorización

Puedes revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de mencionados en la sección anterior por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, VEMO habilitará canales de acceso para los titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al Área de Compliance de VEMO por este medio:

• Atención electrónica: El Titular del dato podrá realizar la solicitud por correo: notificaciones.colombia@vemo.global.Tus derechos pueden ser ejercidos de la siguiente forma:
  a) A nombre propio: Ejerces tu derecho directamente realizando la consulta o reclamo a VEMO.
  b) A través de apoderado: Ejerces tu derecho a través de un apoderado a VEMO. Para estos efectos, debes adjuntar copia del poder con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
  c) Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.

8. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE VEMO

VEMO como responsable o encargado del tratamiento de datos personales cumple los deberes y obligaciones establecidos en los artículos 17 y 18 de la LGPDP:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
g) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LGPDP;
h) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LGPDP;
j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la LGPDP y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a tus datos;
m) InformaralaautoridaddeproteccióndedatosSuperintendenciadeIndustriayComercio
(“SIC”), cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – PARA QUÉ USAMOS TUS DATOS PERSONALES

• a) Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades y/o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de VEMO.
  b) Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de VEMO, tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a VEMO, y gestionar la relación entre usted y la Compañía.
  c) Conservar registros históricos de la Compañía y mantener contacto con los titulares del dato, respecto de los servicios prestados.
  d) Verificar, comprobar o validar la identidad de los usuarios.
  e) Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  f) Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio.
  g) Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo (operadores de los bancos de datos personales) por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial con VEMO.
  h) Llevar a cabo actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones como usuario de nuestros servicios. Esto incluye la gestión de cobro pre- judicial y judicial, a cargo nuestro o de terceros.
  i) Celebración, ejecución y gestión de transacciones realizadas a través de las aplicaciones o plataformas de nuestros aliados.
  j) Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la Compañía o terceros; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  k) Transmitir la información recolectada a terceros con los que la Compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales VEMO está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes y sus políticas internas.
  l) Transferir los datos personales a terceros ubicados en cualquier país, que brinde un nivel de protección de datos personales igual o mayor al de Colombia.

10.CAMBIOS EN LA POLÍTICA

En el evento de introducir cambios en la presente política, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: www.vemovilidad.com lo anterior con el fin de mantenerte informado(a) y actualizado(a) sobre las condiciones de uso de tus datos.

En caso de no estar de acuerdo con los cambios efectuados, siéntete libre de ejercer tu derecho de habeas data a través de los canales establecidos en esta política.

11.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

VEMO siempre:

12.TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑAS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

VEMO solo tratará los datos personales de menores de edad cuando: (i) Sean de naturaleza pública, (ii) provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, (iii) al momento de la prestación de servicios, específicamente durante el arrendamiento y uso de los vehículos o (iv) cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente.

El tratamiento siempre cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

13.TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

No entregaremos tus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento. Ahora bien, se podrá realizar la transmisión cuando:

• La transmisión de tus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
• Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;
• Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
• Sea requerido o permitido por la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de tus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga por lo menos lo siguiente:

• Los alcances de las obligaciones del encargado del tratamiento de datos personales.
• Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta con tu información
personal.
• Las obligaciones del encargado con respecto al titular y VEMO.
• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el
aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
• La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de
acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
• La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos
personales conforme a los principios que los tutelan.
• La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

14.TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una envío de datos personales fuera del territorio colombiano. La transferencia de tus datos personales a terceros países solamente se realizará cuando Exista autorización previa, expresa e informada del titular, y el país cuente con un nivel adecuado de protección de datos personales de conformidad con la SIC.
Sin embargo, cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias se podrá enviar los datos personales a países que no cuente con un nivel adecuado de protección de datos personales cuando:

• Se tenga la autorización previa, expresa, informada e inequívoca del titular.
• Intercambio de datos personales de carácter médico cuando exista una emergencia que así lo exija.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la
• República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando la SIC emita una declaración de conformidad.

15.SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

16.INFORMACIÓN DE CONTACTO

17.VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de 01 de Marzo de 2023.